Как нумеровать номенклатуры дел в подразделениях и сводные по организации? Внутренние документы Оперативное хранение документов

Индексация дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Смотрите также:

В процессе регистрации производится индексация документа и внесение исходных сведений о документе в регистрационную учетную форму.

Обязательный элемент индекса - порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива , как правило, за год.

Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает не только поиск, но и сохранность документов. В связи с этим, необходимо соответствие выбранных учетных классификационных групп разделам справочной картотеки. Это позволит размещать карточки в картотеке по порядковым номерам. Порядковый номер необходим также для наблюдения за сохранностью записей на машинном носителе. Валовая нумерация всего потока поступающих документов применяться не должна.

Индексы (номера) необходимы как для традиционных, так и для автоматизированных способов учета, поиска и систематизации документов. В учреждении должна быть единообразная и стабильная система индексации, имеющая постоянное расположение составных частей индекса (номера) и использующая в качестве условных обозначений только арабские цифры.

В основе индексации документов лежит номенклатура дел учреждения . Простейший базовый индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по номенклатуре. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Например: индекс 127/05-12, где 127 - порядковый номер документа в деле,05-12 - индекс дела по номенклатуре (05 - индекс структурного подразделения, в которое направляется документ, или направления деятельности организации, а 12 - номер дела).

Для большей информативности, а значит, и облегчения поиска, дополнительно к порядковому номеру в индексе указывают другие необходимые классификационные обозначения:

· код места исполнения и хранения документа,

· корреспондента,

· принадлежность к определенному вопросу, территории, периоду,

· вида документа,

· структурного подразделения, в котором зарегистрирован документ (при децентрализованной регистрации) и т.д.

Например: индекс 127/29/05-12, где 127 - порядковый номер документа в классификационной группе корреспондента, 29 - классификационная группа корреспондентов, 05-12 - индекс дела по номенклатуре.

Индексом документов, формируемых в дела по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Поступившим ответным документам новый индекс не присваивается. Факт их поступления фиксируется в зоне «Отметка об исполнении» регистрационной формы инициативного документа. Однако в целях учета этим документам дается очередной порядковый номер в классификационной группе, который дописывается к индексу инициативного документа.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

· порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

· индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/01-15, где 218 - порядковый регистрационный номер; 01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Например:

· при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.;

· при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т.д.;

· при регистрации приказов по личному составу - л/с;

· при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например 74-П;

· индекс документов, составленных несколькими организациями (договоров, совместных постановлений), образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных документу в каждой организации-авторе, а их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа, например: 189/11-64.

Контрольная работа по дисциплине

ОСНОВЫ ЮРИДИЧЕСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Выполнила: ___Иванова О.А.____

(Фамилия И.О.)

Студентка ___1___ курса __________ спец. ____

(срок обучения)

группа_2-ЮЗС-1_ № зачет. книжки__14100218___

Подпись:_____________________________________

Преподаватель: _______________________________

(Фамилия И.О.)

Должность: ___

уч. степень, уч. звание

Оценка: _____________Дата _____________________

Подпись: _____

Санкт-Петербург

ПЛАН

Введение………………………………………………………………….

Глава 1. Номенклатура дел…………………………………………………

1.1 Понятие «номенклатура дел», ее виды, индексация дел…………………

1.2 Порядок оформления дел………………………………………………….

1.3 Порядок составления и утверждения номенклатуры дел…

Глава 2. Практическое задание: опись на уничтожение документов………

Заключение………………………………………………………………………..

ВВЕДЕНИЕ

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно.

ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Понятие «номенклатура дел», ее виды, индексация дел

Движение документов, т.е. документооборот, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Согласно ГОСТ Р 51414-98:

дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органных исполнительной власти. В этих документах устанавливаются виды номенклатур, порядок их составления, оформления, согласования и утверждения.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Типовая номенклатура дел может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел из нее полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учетом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, т.е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для различных целей:

1) используется как схема классификации при формировании дел;

2) определяет срок хранения документов;

3) используется вместо описи дел как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно; служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

4) имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Индексация дел

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02). Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

Формы номенклатуры дел , которые утверждены как приложения 25 и 26 в составе действующих Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), не предусматривают оформления даты и индекса номенклатуры дел как обязательных идентификационных реквизитов. Основным идентификатором здесь становится заголовок номенклатуры дел: «На______________год» .

Но требования к организации работы с документами всегда предусматривали, что каждый документ должен быть идентифицирован в пределах своего документопотока . Все правила регистрации документов базируются именно на этом принципе разделения документопотоков и учета документов обычно в пределах календарного года с проставлением даты и индекса (регистрационного номера) документа. Кроме того, сложившиеся правила оформления номенклатуры дел всегда устанавливали, что она оформляется на общем бланке организации, что предусматривает оформление и даты документа, и его индекса.

А поскольку номенклатуры дел утверждаются ежегодно, то сложилась практика их регистрации (проставления индексов) в валовом порядке в течение всего периода существования организации и ее структурных подразделений . Номенклатуры дел организации за весь период ее существования образуют свой самостоятельный и своеобразный «документопоток» в пределах общего документопотока внутренних документов. А номенклатуры дел структурных подразделений по аналогии образуют свои самостоятельные «документопотоки номенклатур дел» в каждом подразделении. Поэтому номер номенклатуры дел на практике сформировался как сложный индекс:

первая часть индекса - это номер дела, в которое формируется номенклатура дел и иные документы об организации делопроизводства;
вторая часть – следующий порядковый номер номенклатуры дел, который присваивается ежегодно.

Пример 1

Свернуть Показать

Допустим, что номенклатура дел организации впервые составляется в 2014 году.

Служба делопроизводства в номенклатуре дел, как правило, имеет индекс 01. В номенклатуре дел этой службы документы о делопроизводстве всей организации формируются в дело, которое необходимо располагать в конце систематизированного списка дел (например, номер 27). Тогда заголовок данного дела будет иметь индекс 01-27.

После согласования и утверждения номенклатуры дел:

в 2014 году на 2015 год ей может быть присвоен индекс 01-27/01;
в 2015 году на 2016 год ей присваивается следующий порядковый номер 01-27/02;
в 2016 году на 2017 год – присваивается индекс 01-27/03 и т.д.

Такой же порядок индексации номенклатур дел применяется и в структурных подразделениях. Для этого необходимо только из года в год сохранять преемственность индексации дела, в которое формируются документы об организации делопроизводства в каждом структурном подразделении, в которое будет подшиваться и очередная номенклатура дел. Правда, это особо важно для номенклатур дел прежде всего территориально обособленных структурных подразделений. Ведь после утверждения номенклатуры дел организации во внутренние структурные подразделения направляются ее разделы в виде выписок из сводной или копий сводной номенклатуры дел (каждое подразделение получает «свою часть»). Ведь первоначально разработанная подразделением номенклатура, попадая в службу делопроизводства, может оптимизироваться там, вливаясь в сводную номенклатуру дел организации уже в измененном виде (именно эту последнюю версию своего раздела подразделение и получает потом обратно в виде выписки либо копии, подшивая в свое дело).

Можно руководствоваться и упрощенной практикой индексации номенклатур дел, которая часто реализуется в системах электронного документооборота . В пределах общего документопотока внутренних документов организации номенклатуры дел и организации, и структурных подразделений включаются в документопоток организационных документов . Номенклатура дел является многофункциональным документом и выполняет одновременно функции классификатора, планового, учетного и организационного документа. Вот эта организационная функция и берется за основу идентификации номенклатуры дел, которая будет осуществляться как обычно в валовом порядке в пределах календарного года, но с учетом установленной для СЭД структуры индексов .

Пример 2

Свернуть Показать

По классификатору документов, который применяется в СЭД, документопоток организационных документов имеет индекс 01. Начиная с 1 января каждого года данный индекс будет дополняться за счет валового порядкового номера организационного документа, начиная с первого номера (в структуре индекса для порядкового номера обычно рекомендуют выделять 3 знака, это определяется объемом данного документопотока за год – обычно более тысячи внутренних организационных документов в деятельности организации не создается). Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные в январе, могут иметь индекс 01001, а номенклатура дел организации, утвержденная в декабре, – индекс 01078 (78-й порядковый номер в пределах документопотока внутренних организационных документов).

Номенклатуры дел структурных подразделений нумеруются в таком же порядке: индекс подразделения + порядковый номер номенклатуры дел в пределах документопотока организационных документов этого подразделения (в год их создается совсем немного).

При выборе системы индексации номенклатур дел обратите внимание, что оформление даты и номера номенклатуры дел как идентификационных реквизитов данного документа предусматривается:

Основными правилами работы архивов организаций (были одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 и остались в статусе методического, рекомендательного документа; см. приложения 7 и 8) и
Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; см. приложения 18 и 19).

Индекс дела

делопр.

порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела

Краткий словарь терминов из области делопроизводства. - Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, - (Серия «Высшее образование»). . М.В. Кирсанова . 2003 .

Смотреть что такое "индекс дела" в других словарях:

индекс дела - номер дела Цифровое и/или буквенно цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами Синонимы номер… … Справочник технического переводчика

ИНДЕКС ДЕЛА (НОМЕР ДЕЛА) - согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – цифровое или буквенно цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку …

Индекс зарплат - Индекс Зарплат показатель, основанный на отображении ежемесячной динамики усреднённых зарплат в сфере бизнеса России. Индекс Зарплат позволяет отслеживать тенденции на рынке труда и состояние российской бизнес экономики. Методика расчета… … Википедия

Индекс уверенности потребителей - (Consumer confidence index, CCI) – экономический индикатор, основанный на опросах потребителей, показывающий общее состояние экономики и ожидания населения: насколько люди уверены в завтрашнем дне, в стабильности своих доходов, готовы ли к… … Банковская энциклопедия

Индекс делового оптимизма - (ISM index) Определение индекса ISM, вычисление индекса ISM Информация об определении индекса ISM, вычисление индекса ISM Содержание Содержание Обозначение Метод вычисления Состав в сфере услуг Он представляет собой результаты опроса в сфере… … Энциклопедия инвестора

Индекс доверия инвесторов - (Investor Confidence Index) Определение индекса доверия инвесторов, расчет индекса доверия инвесторов Информация об определении индекса доверия инвесторов, расчет индекса доверия инвесторов Содержание Содержание Обозначение Российская экономика и … Энциклопедия инвестора

Индекс оптимизма - (Index of optimism) Определение индекса оптимизма, расчет индекса оптимизма Информация об определении индекса оптимизма, расчет индекса оптимизма Содержание Содержание Обозначение Структура и свойства Американский индекс оптимизма Индекс… … Энциклопедия инвестора

ОБЛОЖКА ДЕЛА - – мягкая бумажная или твердая из картона покрышка дела, на которой проставляются все составные элементы описания дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ОБЛОЖКА ДЕЛА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ - – мягкая бумажная или твердая из картона покрышка дела, на которой проставляются все составные элементы описания дела. Обложка дела по личному составу составляется и оформляется по установленной форме приложения 11 Основных правил работы архивов… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Сибирская академия финансов и банковского дела - (САФБД) Год основания 1992 Тип Негосударственный … Википедия

Книги

Здоровый человек и его окружение. Междисциплинарный подход. Учебное пособие , Жирков Анатолий Михайлович , Подопригора Галина Михайловна , Цуцунаева Мирина Рагимовна , Данное пособие явилось результатом анализа значительного количества научных исследований и обобщения научного опыта, как отечественного, так и зарубежного, накопленного за последние годы в… Категория: Физическая подготовка Серия: Учебники для вузов. Специальная литература Издатель: Лань , Купить за 1144 руб
Финансы и Кредит № 18 (546) 2013 , , В журнале раскрываются современные проблемы теории и практики финансов, денежного обращения и кредита, банковского и страхового дела, рынка ценных бумаг, налоговой политики и финансового… Категория: